個人情報について

【基本理念】

 当社は、難関中学向け参考書・問題集を1964年に発刊することで、社業を開始いたしました。
 その後、高校生向け学習教材の出版へと社業を発展・変化させ、現在は高校生向け学習教材、および模擬テストの発行を社業の中心にしております。
 当社は、顧客の個人情報の保護が経営上の最重要課題と認識し、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、実施し、維持し、全従業者が、以下に定める方針を遵守し、個人情報の適切な取扱いと適正な保護に努めてまいります。
 また、従業員等及び支払調書の作成のため関係者からお預かりした特定個人情報は、関連法令等に基づき厳格に管理いたします。


【個人情報保護方針】

  1. 当社は、高校生の個人情報を大量に取扱うため、個人情報の取得、利用及び提供を適正に行います。特に特定個人情報の保管・削除・廃棄については万全を期します。
  2. 当社は、取得した個人情報の利用目的をご本人に明確にした上で、その目的内で利用いたします。利用目的の範囲を超えて個人情報の取扱いを行う(「目的外利用」)ことはありません。また、それに対する社内の管理体制を強化いたします。
  3. 当社は、必要、かつ、適切な安全対策を講ずることにより、個人情報の漏えい、滅失、またはき損の防止並びに是正に努めます。
  4. 当社は、個人情報の本人からの苦情及び相談に関しては、適切、かつ、迅速に対応いたします。
  5. 当社は、個人情報の本人から請求等があった場合には、個人情報の利用停止等に対して遅滞なく応じます。
  6. 当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いを外部に業務委託することがあります。委託先における個人情報の安全管理については、当社が責任を持って監督いたします。
  7. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範(「法令等」)を、常に最新状態に維持するとともにこれを遵守いたします。
  8. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、実施し、維持し、かつ、継続的改善を行います。


制定日 2004年5月1日
最終改訂日 2022年4月1日
西北出版株式会社
代表取締役 橋 昭一


【本方針に関する問い合せ先】

 東京都世田谷区赤堤1丁目36番11号
 西北出版株式会社 個人情報保護事務局
 TEL: 03-3325-6890
 FAX: 03-3325-6510
 E-mail: privacy@seihoku.org


【個人情報の取扱いについて】

個人情報保護管理者の氏名または役職名

 模試事業部入試情報課課長

個人情報の利用目的

(1)受託業務に関連して取得する個人情報
 お取引先から受託した、学習教材の出版、模擬テストの発行等に関する契約業務を履行するため。

(2)当社がお客様などから直接取得する個人情報

  取得する個人情報 個人情報の利用目的
1 お問い合せ者情報 お問い合せに対応するため。
2 学習教材、模擬テストの申込み者情報 ・お見積りの依頼、または業務実施に関する本人確認のため。
・お見積りの提出、または業務実施のため。
・代金決済のため。
・催事・イベントなどのご案内のため。
3 来訪者情報 当社の入館管理のため。

(3)会員登録に関連して取得する個人情報

  取得する個人情報 個人情報の利用目的
1 合否判定等のWEBサービスを利用する際に高校生が行う会員登録情報 当該のWEBサービスの提供のため。
※登録いただいた情報は、進学動向の調査やサービス向上のため個人を特定できない状態に加工した上で利用させていただくことがあります。

(4)採用活動関連の個人情報

  取得する個人情報 個人情報の利用目的
1 応募者情報 採用に関連する資料等の発送のため。
採用選考手続及びその結果に関する連絡のため。
入社前手続のため。

(5)従業者の個人情報
 ・従業者の労務・給与・健康管理、福利厚生の諸手続きを行うため。
 ・社員の人事評価、能力判定を行うため。
 ・お客様との各種連絡のため。
 ・退職者の各種手続きのため。

(6)特定個人情報の利用目的
  1. 従業員等の利用目的:
   ・税金(給与の源泉徴収など)事務のため
   ・社会保険(健康保険・厚生年金保険届出など)事務のため
   ・退職所得に関する申請事務のため
   ・災害時の連絡事務のため
  2. 従業員等の扶養親族の利用目的:
   ・扶養控除等申告書を提出するため
   ・国民年金第3号被保険者届を提出するため
  3. 支払調書の作成が必要な方の利用目的
   ・支払調書作成事務のため

個人情報の第三者への提供

 あらかじめご本人の同意がある場合、生命・身体・財産の保護のために必要な場合、法令等に定めがある場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。
 なお、特定個人情報の第三者への提供については、番号法を順守いたします。

個人情報の取扱いの委託

 利用目的の達成の範囲内で、当社が個人情報の取扱いの契約を締結した業務委託先に対して個人情報を委託することがあります。

個人情報をご提供いただくことの任意性

 個人情報を当社にご提供いただくことは、ご本人の判断で決定願います。
 ただし、必要な個人情報の項目が不足していた場合には、当社のサービスが受けられないことがあることをご了解ください。

本人が容易に知覚できない方法による取得

 当社では、ご本人が容易に知覚できない方法により個人情報を取得することはありません。

Cookie等の利用

 当社では、CookieなどのWEBサービスを利用しておりません。


【保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知について】

組織の名称及び住所並びに代表者の氏名

組織の名称 :西北出版株式会社
住所    :東京都世田谷区赤堤1丁目36番11号
代表者の氏名:代表取締役 橋 昭一

個人情報保護管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先

役職名:模試事業部入試情報課課長
所属 :模試事業部
連絡先:東京都世田谷区赤堤1丁目36番11号 ☎03-3325-6890

保有個人データの利用目的

(1)当社がお客様などから直接取得する個人情報

  取得する個人情報 個人情報の利用目的
1 お問い合せ者情報 お問い合せに対応するため。
2 学習教材、模擬テストの申込み者情報 ・お見積りの依頼、または業務実施に関する本人確認のため。
・お見積りの提出、または業務実施のため。
・代金決済のため。
・催事・イベントなどのご案内のため。
3 来訪者情報 当社の入館管理のため。

(2)会員登録に関連して取得する個人情報

  取得する個人情報 個人情報の利用目的
1 合否判定等のWEBサービスを利用する際に高校生が行う会員登録情報 当該のWEBサービスの提供のため。
※登録いただいた情報は、進学動向の調査やサービス向上のため個人を特定できない状態に加工した上で利用させていただくことがあります。

(3)採用活動関連の個人情報

  取得する個人情報 個人情報の利用目的
1 応募者情報 採用に関連する資料等の発送のため。
採用選考手続及びその結果に関する連絡のため。
入社前手続のため。

(4)従業者の個人情報
 ・従業者の労務・給与・健康管理、福利厚生の諸手続きを行うため。
 ・社員の人事評価、能力判定を行うため。
 ・お客様との各種連絡のため。
 ・退職者の各種手続きのため。

(5)特定個人情報の利用目的
  1. 従業員等の利用目的:
   ・税金(給与の源泉徴収など)事務のため
   ・社会保険(健康保険・厚生年金保険届出など)事務のため
   ・退職所得に関する申請事務のため
   ・災害時の連絡事務のため
  2. 従業員等の扶養親族の利用目的:
   ・扶養控除等申告書を提出するため
   ・国民年金第3号被保険者届を提出するため
  3. 支払調書の作成が必要な方の利用目的
   ・支払調書作成事務のため

開示等の請求等に応じる手続

(1)開示等の請求等の申し出先
  〒156-0044 東京都世田谷区赤堤1丁目36番11号
  西北出版株式会社 個人情報保護事務局
  TEL: 03-3325-6890
  FAX: 03-3325-6510
  E-mail: privacy@seihoku.org

(2)開示等の請求等に際して提出すべき書面の書式、その他の開示等の請求等の方式
 申し出をお受けした後、「保有個人データ又は第三者提供記録に関する開示等請求書」をご本人に郵送いたします。

(3)本人確認の方法
 「保有個人データ又は第三者提供記録に関する開示等請求書」をご提出いただく際、運転免許証控えなどの本人確認の書面を同封していただきます。
 なお詳細は、前項(2)の送付書類に記載いたします。

(4)手数料の徴収方法
 当社は、利用目的の通知と開示等の請求1件につき800円を徴収いたします。

苦情・お問い合せについて

個人情報、保有個人データに関する苦情・お問い合せは、以下にお願いいたします。

 社名: 西北出版株式会社
 住所: 東京都世田谷区赤堤1丁目36番11号
 TEL: 03-3325-6890
 FAX: 03-3325-6510
 E-mail: 「個人情報に関するお問い合せ窓口」 privacy@seihoku.org
 対応責任者: 総務部 個人情報担当

(1) 個人情報保護方針に関するお問い合せ 総務部 個人情報担当
(2) 個人情報の取扱いに関する苦情・お問い合せ 総務部 個人情報担当
(3) 保有個人データに関する利用目的の通知、個人情報の開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去、または第三者への提供の停止などの請求等の方法 総務部 個人情報担当

認定個人情報保護団体について

当社は、以下の認定個人情報保護団体の対象事業者です。

認定個人情報保護団体の名称
 一般財団法人日本情報経済社会推進協会

苦情の解決の申出先
 個人情報保護苦情相談室

住所・電話番号
 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
 03-5860-7565/0120-700-779

※上記は、当社の商品・サービス等に関する問い合せ先ではございません。

保有個人データの安全管理

当社の保有個人データの安全管理措置(主要な項目)

1.組織的安全管理措置  
(1)組織体制の整備 安全管理措置を講ずるために、以下のような組織体制を整備しております。

・個人データの取扱いに関する責任者の設置及び責任の明確化
・個人データを取り扱う従業者及びその役割の明確化
・上記の従業者が取り扱う個人データの範囲の明確化
(2)個人データの取扱いに係る規律に従った運用 個人データの取扱いに係る規律に従った運用確保のため、以下のような項目の状況確認が可能な措置を取っております。

・個人情報データベース等の利用、出力状況
・個人データが記載又は記録された書類、媒体等の持ち運び等の状況
・個人情報データベース等の削除、廃棄の状況
(3)個人データの取扱状況を確認する手段の整備 個人データの取扱状況の把握にあたり、以下のような項目を明確化しております。

・個人情報データベースの種類、名称
・責任者、取扱い部署
・利用目的
(4)漏えい等の事案に対応する体制の整備 漏えい等事案の発生時に備え、以下のような対応を行うための体制を整えております。

・事実関係の調査及び原因の究明
・影響を受ける可能性のある本人への通知
・再発防止策の検討及び決定
(5)取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し 個人データの取扱状況について、定期的に監査の実施をしております。
2.人的安全管理措置  
(1)従業者の教育 ・定期的な研修の実施
(2)従業者の監督 ・個人データについての秘密保持に関する誓約書等を従業者に提出させる。
3.物理的安全管理措置  
(1)個人データを取り扱う区域の管理 ・従業者への入退室管理及び持ち込む機器等の制限
(2)機器及び電子媒体等の盗難等の防止 ・個人データを取り扱う機器や個人データが記録された電子媒体、書類等は施錠できるキャビネットに保管
(3)電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止 ・持ち運ぶ個人データを取り扱う機器のパスワードによる保護の実施
(4)個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄 ・個人データが記載された書類等を廃棄する際は、シュレッダー処理等の復元不可能な手段を採用
・個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合は、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等の手段を採用
4.技術的安全管理措置  
(1)アクセス制御 ・個人情報データベース等を取り扱うことのできる情報システムを限定
・ユーザーIDに付与するアクセス権により、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用できる従業者を限定
(2)アクセス者の識別と認証 ・ユーザーID、パスワード等によりシステム利用者の識別を行う
・定期的に識別情報の登録及び使用情報を調べ、不要な識別情報は速やかに削除
(3)外部からの不正アクセス等の防止 ・情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等(ウイルス対策ソフトウェア等)を導入し、不正ソフトウェアの有無を確認
・ログ等の定期的な分析により、不正アクセス等を検知
(4)情報システムの使用に伴う漏えい等の防止 ・情報システムの設計時に安全性を確保し、継続的に見直しを行う
・移送する個人データについて、パスワード等による保護の実施
(5)テレワーク業務における事故防止 ・テレワーク業務には、会社が支給(または会社の許可を得た)パソコン等の電子機器を使用する
・ノートパソコン等を運搬する際には、紛失・盗難防止に努める ・セキュリティが確保されていない公衆Wi-Fiは使用禁止とする


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